Una de las herramientas apropiadas para lograr ese equilibrio es el llamado Protocolo Familiar (o Acuerdo de Familia), el que se constituye en el nexo entre ambas organizaciones: la Familia y la Empresa.

El Protocolo Familiar (o Acuerdo de Familia) es el instrumento que contiene el conjunto de decisiones sobre la manera en que los miembros de la familia empresaria deberían comportarse como propietarios y como familiares, como directivos, como posibles sucesores en la titularidad y la dirección de la empresa, como miembros de ésta y también de la familia. Es además el resultado del consenso de todos ellos e incluye los principios (valores), compromisos, derechos y deberes de los miembros de la EF y de la Familia Empresaria. Es el nexo entre la familia y la empresa.

Entre sus principales características podemos mencionar:

• Es un documento escrito y firmado por los miembros de la familia.
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• Surge del consenso de los familiares y responde a su voluntad de continuar con la Empresa Familiar.
• Apunta a prevenir los conflictos (o su escalada), por cuanto determinan mecanismos de resolución de conflictos
• Determina derechos y deberes de todos
• Al provenir de la voluntad de todos los miembros de la familia son más sustentables que otros acuerdos
• Es amplio e interdisciplinario pues abarca múltiples temas
• Permite el trabajo cooperativo de los miembros de la familia para el relevo generacional
• Delimita y clarifica los ámbitos de actuación de la familia y de la empresa.
• Es modificable siempre que sea necesario y resulte pertinente. Se sugiere su revisión periódica.

Algunos posibles temas a incluir en el Acuerdo de Familia son: motivaciones para su creación, valores comunes, visión y misión (filosofía de la empresa), determinar órganos de gobierno, política de dividendos, criterios para ingreso y salida de familiares., criterios de evaluación de desempeños, metodologías para resolver conflictos, políticas de retiro, entre otros.

La organización de los Órganos de Gobierno tanto en la Empresa como en la Familia es una meta y tarea necesarias sobre todo a partir del ingreso de las segundas generaciones en la Empresa Familiar, y mejor aún, cuando desde la primera generación se prevé el ingreso de aquéllas. Se trata de un documento que principalmente se transforma en la normativa que regirá las relaciones de la familia tanto dentro de la empresa como fuera de ella en relación a ésta.

La tarea del consultor de Empresas de Familia es la de facilitar y acompañar estos procesos, brindando a la familia las herramientas necesarias para lograr los mejores resultados, esto es, los resultados pretendidos por ellos mismos, respondiendo tanto a sus propios intereses, en equilibrio con los propios de la Empresa Familiar.

Se lograrán así no solamente relaciones más armoniosas dentro de la Empresa Familiar, sino también dentro de la(s) familia(s) miembro, lo que promoverá consecuentemente una optimización de recursos y mejora en la productividad.

Autores : Ing. Santiago Eduardo Antognolli y la Dra Lilian Vargas. Miembros del IADEF